С 1 сентября 2026 года транспортные накладные, заказ-заявки и экспедиторские документы оформляются только в электронном виде, и должны быть отправлены через новую государственную систему — через ГИС ЭПД. Это требование федерального закона № 140-ФЗ от 07.06.2025, и касается оно не только транспортных компаний: под него попадает каждый бизнес, который отправляет или получает грузы с привлечением наемного перевозчика.

Сама подготовка занимает одну-две недели чистого времени: получить подписи, выбрать оператора, настроить учётную систему и прогнать тестовую перевозку. Проблема не только в объёме работ, но и в очереди у организаций обслуживающих бизнес — чем ближе к сентябрю, тем дольше ждать выпуска подписей и настройки у любого подрядчика. В статье — полный разбор: кому ЭПД обязательны (и откуда в интернете противоречия на этот счёт), что подготовить и как подключить сервис 1С-ЭПД, если вы работаете в 1С.

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это привычные транспортные документы в виде юридически значимых XML-файлов подписанных электронной подписью. ГИС ЭПД — государственная информационная система, куда стекаются данные обо всех перевозках: к ним имеют доступ участники перевозки и контролирующие органы (ФНС, Ространснадзор, МВД и другие).

В электронный вид с 1 сентября переходят:

Важная особенность: напрямую с ГИС ЭПД бизнес не работает. Обмен идёт через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД — их реестр ведёт Минтранс, актуальный список публикуется на сайте министерства. Оператор проверяет документы и передаёт данные в государственную систему. Порядок обмена для каждой группы документов установлен своим постановлением Правительства: для автомобильных документов (ЭТрН, заказ-заявка, путевой лист и др.) — № 931 от 21.05.2022, для экспедиторских документов — № 469 от 27.04.2026, для железнодорожных накладных — № 470 от 27.04.2026, для авиационных грузовых накладных — № 446 от 21.04.2026.

Короткий ответ: обязательный электронный формат касается всех участников коммерческих грузоперевозок — грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей, включая ИП. Если ваша компания отправляет товар покупателю через транспортную компанию, вы грузоотправитель, и ЭТрН по этой перевозке должна быть электронной. ОКВЭД «перевозки» для этого не нужен.

Полного запрета на бумагу нет, но перечень исключений закрытый. Приказом Минтранса от 01.06.2026 № 262 утверждён список случаев, когда транспортную накладную, заказ и заявку можно оформить на бумаге, и действует он до 1 сентября 2032 года. В него входят: технический сбой информационной системы, зафиксированный по правилам ГосСОПКА; отсутствие интернета, в том числе в населённых пунктах из специального перечня Правительства; ситуации, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо (например, перевозка между своими складами); перевозка груза для личных нужд физлица; каботаж перевозчиками из стран ЕАЭС; грузы Минобороны; контрагент — иностранное юридическое лицо без аккредитации; перевозка драгоценных металлов и камней. Для экспедиторских документов действует отдельный приказ от 03.04.2026 № 115: перевозки для государственных нужд, в зонах ЧС и военного положения, при форс-мажоре, а также услуги физлицам и иностранным клиентам.

Важно, чего в перечне нет: продовольствия, сельхозпродукции, «малых объёмов перевозок» и «редких поездок». Если ваш случай прямо не назван в приказе — с 1 сентября бумажная накладная по нему недействительна.

Если вы уже читали про ЭПД, то наверняка встречали два взаимоисключающих утверждения: «с 1 сентября электронные документы обязательны для всех» и «обязательны только для алкоголя, опасных грузов и пассажирских перевозок». Обе фразы гуляют по статьям 2026 года, и у путаницы есть конкретная причина: смешивают два разных документа.

Транспортная накладная (ЭТрН) и другие электронные перевозочные документы из списка выше становятся обязательными для всех коммерческих перевозок — это норма 140-ФЗ. А вот электронный путевой лист (ЭПЛ) — отдельная история: с 1 сентября 2026 его оформление обязательно только при перевозке маркируемой алкогольной и спиртосодержащей продукции — пива, пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи (закон № 108-ФЗ и постановление Правительства № 1944 от 28.11.2025) в случаях когда для перевозки не оформляется ЭТрН (например, везёте своим транспортом). Для крепкого алкоголя требование другое — там нужна ЭТрН, а путевой лист может быть бумажным. Есть и нюанс внутри «пивного» правила: если по такой перевозке оформлена ЭТрН, отдельный ЭПЛ уже не требуется (п. 2 и 4 ПП № 1944). Для всех остальных грузов путевой лист пока может оставаться бумажным. Когда автор статьи не различает ЭТрН и ЭПЛ, рождается вывод «ЭПД нужны только избранным» — и бизнес, поверивший в это, 1 сентября окажется без действительных перевозочных документов.

Реформа идёт поэтапно, и 1 сентября — не первая и не последняя дата в ней.

Практический вывод: подготовку нельзя откладывать на последнюю неделю августа. Выпуск подписей, договор с оператором, обновление 1С и тестовый обмен с реальным контрагентом занимают в сумме одну-две недели — и это при условии, если не всплывут «сюрпризы» вроде устаревшей конфигурации, необходимости в доработках системы или банальной неготовности к ЭПД ваших контрагентов.

Для работы с ЭПД компании нужны четыре вещи: электронные подписи с доверенностями, договор с оператором ИС ЭПД, программа, в которой формируются документы, и обученные люди. Разберём по порядку.

Сервис 1С-ЭПД встроен в типовые программы 1С: Бухгалтерия 8, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP, УНФ, Управление автотранспортом и ТЛЭ КОРП. Отдельную программу покупать не нужно — документы создаются, подписываются и отправляются прямо из привычной базы. Порядок подключения такой:

Нюанс, о котором редко предупреждают: набор поддерживаемых документов зависит от программы. Например, в 1С:Бухгалтерии работа с электронным путевым листом, договором фрахтования и заказ-заявкой не поддерживается — если эти документы вам нужны, потребуется УНФ, УТ или отраслевое решение. Это выясняется на этапе диагностики, а не после 1 сентября.

Затраты складываются из трёх частей: подписи (КЭП сотрудника — порядка 3000–4000 ₽, руководителю подпись ФНС выдаёт бесплатно на токен), трафик документов и работы по настройке. По трафику в 1С-ЭПД два варианта: постоплата 7 ₽ за документ без предоплаты или предоплаченные пакеты на 12 месяцев — при регулярных перевозках пакет выходит дешевле. До 31 августа 2026 действуют переходные условия: тарифицируются только ЭТрН и ЭПЛ, а грузополучатели участвуют в обмене без оплаты.

Отдельного штрафа «за отсутствие ЭПД» в КоАП на сегодня нет — законопроект обсуждается. Минтранс предложил, а президент поддержал «нештрафуемый период» до 1 марта 2027 года для случаев, когда при проверке предъявлен бумажный документ вместо электронного; на момент актуализации статьи это решение ещё не закреплено нормативным актом, но уже заявлено как подход к контролю. Важно понимать, что это именно мягкий запуск контроля, а не отсрочка: обязанность оформлять ЭПД наступает 1 сентября 2026 без изменений, и риски никуда не деваются — они просто прозаичнее штрафов:

Касается ли это ИП? Да. Форма собственности роли не играет: ИП-грузоотправитель, ИП-перевозчик и даже водитель-ИП с одной машиной работают по общим правилам. Водителю-ИП достаточно смартфона, специального токена (NFC) или госключа для подписания документов с телефона, и, само собой, регистрации в сервисе оператора ГИС ЭПД для обмена документами.

Мы продаём товар с самовывозом. Нам нужны ЭПД? Нет. При самовывозе покупатель забирает товар сам, договор перевозки не заключается, соответственно транспортная накладная не оформляется. Но если хотя бы часть отгрузок едет наёмным транспортом — по ним ЭПД обязательны.

У нас свой транспорт, возим только свою продукцию покупателям. Мы попадаем? Нет, в случае если в перевозке участвуют только две стороны: грузоотправитель и грузополучатель — ЭПД не оформляется. Исключение — перевозка алкоголя.

Что делать, если контрагент не подключился к ЭПД? Обмен возможен, только если обе стороны работают через операторов. Разошлите контрагентам уведомления уже сейчас: чем раньше партнёры узнают о ваших планах, тем меньше шансов 1 сентября встать из-за одного неподключённого перевозчика. Между разными операторами работает роуминг.

Нужна ли КЭП каждому водителю? Нет. Водитель подписывает свои этапы перевозки через мобильное приложение — простой или неквалифицированной подписью, которую выпускает оператор. КЭП с токеном нужна тем сотрудникам, кто подписывает документы от имени юрлица.

Международных перевозок это касается? Обязательность распространяется на внутрироссийские перевозки. По международным пока действует прежний порядок. Исключение — если происходит перегрузка на таможне или каком-то складе. На это плечо доставки, если будете забирать груз не своим водителем и транспортом, нужно будет оформлять ЭПД.

Можно ли подключиться после 1 сентября? Технически — да, но с 1 сентября каждая перевозка без ЭПД — это перевозка с нарушениями. Подключение с нуля занимает от нескольких дней до двух недель, и в конце августа очередь на настройку у всех подрядчиков будет максимальной. По текущей информации штрафовать на дороге за отсутствие ЭПД по началу не будут, но контрагенты всё равно могут отказать вам в приёме товара, особенно торговые сети, которые уже перешли на ЭПД.

План минимум из четырёх пунктов: определите свою роль в перевозках (отправитель, перевозчик, экспедитор, получатель — ролей может быть несколько); посчитайте, кому в компании нужны КЭП и МЧД, и закажите недостающие; проверьте релиз своей 1С; предупредите ключевых контрагентов, что переходите на ЭПД.

Чтобы ничего не упустить, мы собрали все шаги в один документ — «Чек-лист готовности к ЭПД: 20 проверок до 1 сентября». Скачайте, пройдитесь по пунктам за 15 минут и увидите, где у вас пробелы.

Материал подготовлен командой СибНэт — сертифицированного партнёра 1С. Актуальность нормативной базы проверена на 05.08.2026. Мы обновим статью, когда выйдут новые подзаконные акты — сохраните её в закладки.