7 960 902 7000
Заказать звонок
Блог
КЭП и МЧД: чем подписывать ЭТрН — и кто именно ставит подпись
С 1 сентября 2026 транспортная накладная становится электронной. И тут вылезает вопрос, которого в бумаге не было: раньше ТН подписывал директор — одной подписью, и всё. У электронной накладной подписей несколько, и ставят их разные люди в разные моменты времени. Разбираем по-человечески: какая подпись нужна грузоотправителю, перевозчику, водителю и получателю, чем директор отличается от сотрудника и что вообще такое эта МЧД, про которую все спрашивают.

Почему подписей несколько, а не одна

Электронная накладная — это не один файл, а набор из нескольких титулов (разделов). Каждый участник перевозки заполняет и подписывает свой титул: грузоотправитель — свой, перевозчик — свой, получатель — свой. Титулы подписываются по очереди, документ «собирается» по ходу перевозки. Поэтому подпись нужна каждой стороне, а не только тому, кто «главный».
Первый титул тянет на себе почти всё: его заполняет грузоотправитель — данные сторон, груз, адреса погрузки и выгрузки, машину и водителя. Дальше добавляются титулы перевозки, приёмки и завершения перевозки.

Три стороны — минимум три подписи

Простое правило, с которого стоит начать (его же чаще всего переспрашивают на встречах): электронную подпись должны иметь все три стороны — грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Не только отправитель. Если у любой из сторон нет подписи или она не готова — накладную по этой перевозке не закрыть.

Директор или сотрудник — вот где вся разница

Дальше самый частый затык. За организацию накладную может подписать двумя способами:
  • Директор — своей КЭП руководителя. Это подпись, которую руководитель оформляет в налоговой (УЦ ФНС). Ей можно подписать документы от лица компании напрямую, без использования доверенностей.

  • Сотрудник (логист, кладовщик, менеджер) — своей КЭП физлица + МЧД. У сотрудника подпись личная, физлица. Чтобы он мог расписаться за компанию, к его подписи прикладывается машиночитаемая доверенность — МЧД. Без неё личная подпись сотрудника закроет что угодно, но не документ организации.
На практике накладные почти всегда подписывает не директор, а логист или кладовщик — по факту отгрузки. Это нормальная, штатная схема. Просто она требует, чтобы у сотрудника заранее были и подпись, и действующая МЧД.

Что такое МЧД и почему без неё встанет отгрузка

МЧД — машиночитаемая доверенность. По сути это та же доверенность «сотрудник вправе подписывать за компанию», только в электронном виде, который понимают информационные системы. Она оформляется заранее, у неё есть срок действия, и её нужно успеть выпустить до того, как понадобится подписать первую накладную.
Три вещи, из-за которых МЧД ломает график, если о ней не подумать заранее:
  • Срок. Просроченную МЧД система не примет — подпись сотрудника «повиснет» и не сможет полноценно заверять документы от лица организации.
  • Заранее. Оформить МЧД задним числом, в момент погрузки, нельзя. Соответственно если нет МЧД — за директором образуется очередь на его КЭП.
  • На нужного человека. Доверенность выпускается на конкретного сотрудника. Заболел кладовщик, у которого была МЧД, а у сменщика её нет — подписывать снова некому.

А водитель? Он-то чем подписывает

Водитель в цепочке — отдельная история, и тут часто путаются.
  • Водитель-сотрудник перевозчика обычно расписывается в приёмке/сдаче груза простой электронной подписью — прямо в мобильном приложении или в веб-версии, войдя по номеру телефона. Полноценная КЭП ему для этого не нужна.

  • Водитель, который сам ИП-перевозчик (сам себе и водитель, и перевозчик) — подписывает уже своей КЭП, как перевозчик. И вот тут всплывает реальная боль: у такого человека нередко нет ни компьютера, ни ноутбука — только смартфон. Хорошая новость — подписать можно с телефона: мобильная подпись в Госключе или на специализированном Rutoken NFC, ноутбук покупать не нужно.

Частые ситуации «из поля»

(вопросы, которые реально задают на встречах — под FAQ-разметку)
  • «Директор в отпуске / отгрузка в 5 утра — подписать физически некому. Что делать?» Именно для этого и нужна МЧД, оформленная заранее на сотрудника, который на месте. Тогда подпись не зависит от одного человека. Плюс для потоковых отгрузок настраивается автоподписание — чтобы накладные не ждали, пока кто-то освободится.

  • «КЭП точно нужна всем трём — отправителю, получателю и перевозчику?» Да, всем трём. Это первое, что стоит проверить по своим контрагентам.

  • «Один человек у нас и в штате, и оформлен как ИП-перевозчик. Чьей подписью он закрывает?» Зависит от того, в какой роли он в этой перевозке. Как ИП-перевозчик — своей КЭП ИП. Как сотрудник-грузчик — расписывается за компанию (личная подпись + МЧД) или простой подписью в приёмке. Роли важно развести заранее, иначе путаница на каждой машине.

  • «Возим наёмными физлицами / самозанятыми — они смогут подписывать?» Здесь узкое место: с 1 сентября физлица и самозанятые не смогут выступать в ЭПД в роли перевозчика — без статуса ИП или сотрудника юрлица подписать титул перевозчика человек не сможет. Это оргзадача, которую лучше решать в августе, а не 1 сентября.

Мини-чек-лист «подписи готовы к ЭПД»

Чек-лист: подписи готовы к ЭПД

Отметьте, что уже есть. Пустые пункты — то, что стоит закрыть до 1 сентября.

Помочь закрыть пустые пункты →

Как это подключить в вашей 1С

Хорошая новость: возиться с кабинетами оператора вручную не обязательно — ЭПД можно вести прямо из вашей 1С, накладные собираются из привычной реализации.
Что делаем мы:
  • оформим подписи физлица вашим сотрудникам и настроим МЧД;
  • подскажем, где директору получить КЭП руководителя;
  • подключим ЭПД прямо в вашей 1С и покажем, как подписывать в один клик — включая отгрузки, когда «подписать некому».
→ Проверьте готовность к ЭПД по чек-листу · Оставить заявку на подключение
10.08.2026